7 Maneras de organizar tu negocio para crecer

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7 Maneras de organizar tu negocio

Si eres un emprendedor con un negocio de pequeño o mediano tamaño, conoces perfectamente cuál es la lucha: cada semana lees el aviso de que necesitas hacer crecer tu negocio y cada día tienes ideas que quieres poner en marcha.

Docenas de mensajes e ideas son las que cada día más que ayudar e inspirarte, pueden hacer que te sientas desbordado especialmente cuando trabajas con un equipo limitado de recursos. ¿Cómo conseguir hacerlo todo? e incluso consiguiéndolo implementar, ¿por dónde deberías empezar?

La clave para asentar las bases del crecimiento es estar altamente organizado. Con la tecnología de hoy en día y un poco de disciplina, puedes maximizar los recursos que tienes si construyes los cimientos sobre la idea de hacer más con menos.

Y es que los emprendedores y cuando los negocios son nuevos o pequeños tendemos a reaccionar en muchas ocasiones del día a día por impulsos, por necesidad de pivotar, ser más rápidos o guiados por un instinto de supervivencia que puede jugar en nuestra contra.

1. Batching

Batching suena como un término tecnológicamente complejo, pero es actualmente muy, pero que muy simple su idea. Básicamente quiere decir que puedes ahorrar esfuerzos en tipos de tareas similares para completarlas todas al mismo tiempo con una planificación regular.

Tomemos como idea el email. Es el principal medio de comunicarte con tus partners, prospectos o leads, clientes y colaboradores o empleados.

Para que te puedas hacer una idea, un ejemplo de trabajador medio revisa la bandeja de entrada de su correo electrónico una media de 15 veces al día y la mayoría de las veces es totalmente improductivo.

El subidón de dopamina que recibimos cuando vemos un nuevo email es lo que nos hace volver a nuestra bandeja de entrada una y otra vez de manera reiterada e impulsiva más frecuentemente de lo debido, incluso aún sabiendo que es mucho más productivo hacerlo solo 2 o 3 veces máximo al día.

Prueba de decirle a tu equipo que haga esto solo 2 veces al día y prueba también a aplicarlo a otras tareas y verás lo que sucede.

2. Automation

Otro término que suena altamente tecnológico y complicado es este de la automatización, aunque en realidad puede ser de lo más simplón: es el proceso que permite a la tecnología operar ciertos sistemas o tareas.

Y por supuesto que puede ser mucho más complejo si trasladamos su uso a escalas grandes aunque si lo que haces es implementarlo en tu día a día, pequeñas cosas pueden generar grandes cambios en tus resultados y optimización de recursos.

Herramientas como Zapier y IFTTT son los héroes de pequeñas y medianas empresas. Ambas son gratuitas una vez te registras y permiten conectar apps y dispositivos que actualmente utilizas para que automatices tareas repetitivas ahorrándote toneladas de tiempo.

Por ejemplo, imagínate recibir tus facturas automáticamente en el email, postear en tu blog. Las posibilidades son ciertamente casi infinitas y una vez que empiezas a hacer el setup de tus flujos de trabajo lo vas a querer hacer para todo.

3. Medir y afinar

La falacia de la planificación es un fenómeno humano—tendemos a ser optimistas por defecto cuando se trata de estimar el tiempo que nos llevará el desempeño de de futuras tareas, incluso con aquellas que hemos realizado múltiples veces a lo largo de nuestra vida, tendemos a subestimarlas.

La falacia puede ir en detrimento de los emprendedores y negocios más pequeños especialmente porque el tiempo es muy limitado y altamente valioso.

Para combatir esto, usa software de trazabilidad del tiempo empleado en completar tareas concretas que realices frecuentemente.

Luego calcula cuánto tiempo está realmente tirado a la basura y cuánto realmente lleva realizar esa tarea. Harvest es una buena opción para esto y podrás darte cuenta que en muchas ocasiones es más interesante pagar a alguien por hacer esto que hacerlo tú mismo.

Además de herramientas como esta tienes otras de tipo colaborativo o de gestión de proyectos como Trello que ayudará también a tu equipo a hacer esa labor de estimación de tiempos en el momento que un objetivo pasa a ser más complejo que una simple tarea.

4. Seguimiento automático de finanzas.

Este es uno de los grandes dolores de cabeza de los propietarios y gerentes de un negocio y una forma de sacarlo de la lista de preocupaciones es automatizar los principales elementos financieros. Nóminas, contabilidad, impuestos, pueden ser automatizados en un modo u otro.

Mira herramientas como Due, una version gratuita que merece la pena mirar o como no Infusionsoft’s Payments una utilidad que tiene la características de cobros, facturación, recogida de pagos y que es gratuita para todos los clientes en la actualidad.

5. Herramientas de gestión de proyectos

Estas herramientas no son solo para flujos de trabajo enormes o como apuntaba antes con Trello, para conseguir estimaciones de tiempo en las que el equipo se implica de verdad en darlas con sus propias tareas.

Pueden ayudarte a ser más productivo, incluso con las tareas más pequeñas. Como un “to do list” o lista de tareas para hacer, las herramientas de gestión son de tanta ayuda para mantenerte organizado a ti mismo como lo son por el hecho de mantener una visión general de en qué está tu equipo trabajando y con qué progreso.

Las herramientas de gestión de proyectos o Project management tools con workflows automatizados llevan las cosas a un nivel superior. Simplemente fija los pasos en los flujos de trabajo regulares y posteriormente deja que la herramienta haga el resto.

Para hacernos una idea de lo que queremos decir, cuando se finaliza una tarea concreta, la siguiente persona que necesitamos se ponga en marcha, recibe una notificación automáticamente.

Esto nos ayuda a que el flujo de trabajo continúe su movimiento y nos previene de malgastar tiempo innecesario mirando el email, algo que como he dicho antes es uno de nuestros principales enemigos de la productividad. Puedes encontrar recomendaciones sobre este apartado en TechnologyAdvice.com.

6. CRM con automatizaciones

Hay una gran oportunidad si actualmente tú ya estás utilizando un CRM para organizar los contactos de tu negocio. Ahora, sin embargo, fíjate bien en lo que yo quiero trasladarte, aunque tu CRM es algo más que un glorificado repositorio de contactos, si no ofrece dentro herramientas de automatización y se integra con flujos de trabajo, como he mencionado antes, estás yendo en sentido contrario y debes tenerlo claro que será solo cuestión de tiempo y/o de dinero que termines de darte cuenta.

Automatizaciones te ayudan a capturar leads y trabajarlos en el embudo de marketing y ventas sin necesidad de estar encima de cada uno de ellos de forma individual. Esto también nos garantiza poder estar más por los leads ofreciéndoles una experiencia más personalizada.

7. Herramientas de Social Media

La media de tiempo destinada por persona a las redes sociales hoy en día es de más de 5 años de su vida — y estamos hablando de un usuario medio, no de un responsable de negocio! Dependiendo de tu negocio y organización personal, las Redes Sociales pueden ser un diabólico enemigo o una angelical distracción.

En cualquiera de los casos y sin irnos a los extremos, lo realmente importante es tener en mente el panorama digital sobre esto, pues aunque tu trabajo sea de redes sociales, no es positivo destinar todo el tiempo a las mismas.

Afortunadamente, también existen multitud de económicas y sencillas herramientas que nos permiten planificar posts por adelantado y automatizar nuestra actividad de redes sociales.

Buffer y Hootsuite son buenos ejemplos de ello, versiones muy populares de permiten planificar y que se postee el contenido de forma fiable en el momento oportuno y las redes seleccionadas, destinando tiempo a preparar de una forma mucho más organizada.

Estas herramientas también se pueden integrar con aquellos workflows, sendas o flujos de automatización como Zapier o IFTTT para escalar su funcionalidad. MeetEdgar, aunque no es gratuito, gestiona por complete tus redes sociales sin necesidad incluso de que tengas que ocuparte de hacer las planificaciones.

Con mínimo conocimiento técnico, inversión económica y planificación, puedes utilizar estas ideas para mantenerte organizado y listo para crecer.

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