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La automatización en las Agencias de cuidadores

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La automatización en las Agencias de cuidadores
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¿Cómo automatizar las Agencias de cuidadores?

Pocos meses después de estudiar sus flujos de trabajo y automatizar los procesos de comunicación de la oficina con clientes, la dirección de la Agencia ya no puede recordar cómo solían trabajar en las agencias de cuidadores antes de todo esto.

No daban crédito a cómo podían sobrevivir trabajando como lo hacían anteriormente, dijeron. Se echaban las manos a la cabeza pensando en todo el papel de desperdiciaban y la cantidad de archivo que tenían que utilizar.

Les parecía que escribir el mismo email una y otra vez era la nueva versión de “la película el día de la Marmota”, ya sabéis, aquella en la que una y otra vez el protagonista se despertaba para dar comienzo al mismo día, en este caso escribir el mismo email una y otra vez.

Parecía que se estaban cometiendo muchos errores y lo peor, que no estaban haciendo bien las cosas. No podrían ser competitivos y crecer.

Esta Agencia decidió utilizar Infusionsoft para automatizar casi todas las tareas administrativas relacionadas con la selección y contratación de cuidadores y el registro de las nuevas familias que se interesaban por sus servicios y disponibilidad de cuidadores.

A continuación puedes ver tres aspectos en que la oficina ha cambiado su forma de hacer las cosas desde los oscuros días de papeleo.

Agencias de cuidadores
Agencias de cuidadores
  1. La información de la familia se registra automáticamente en los formularios online de contacto

Las familias que buscan contratar cuidadores deben completar un formulario completo de registro en el sitio web de la Agencia o bien mientras están en sus oficinas antes de tener la reunión personal.

Además de cubrir lo básico: información del hogar, necesidades médicas de las personas a cuidar, niños o ancianos, contactos de emergencia, en el formulario se les pide a los padres que describan su filosofía de educación de los hijos en temas como la nutrición, la disciplina, rutinas de los ancianos o deberes del colegio.

Cuando se completa el formulario, las respuestas se cargan automáticamente en la base de datos de clientes de la Agencia.

En lugar de revisar notas y formularios para obtener información familiar, la dirección solo necesita buscar en un solo lugar, el registro de contacto de las familias y tener todo lo que necesitan para hacer la asignación de cuidadores y comienzo de la operativa con calendarios, requisitos, etc.

  1. Las credenciales de los cuidadores están siempre actualizadas

Un cuidador que solicita trabajo en la agencia también completa un extenso formulario web, que incluye información sobre sus certificaciones, cursos de primeros auxilios, así como otros en ocasiones necesarios como su carnet de conducir o seguro de automóvil.

El personal solía tener dificultades para mantener un registro de los documentos ya caducados para controlar y avisar de sus renovaciones.

El envío manual de recordatorios por email a los cuidadores dejaba a la Empresa muy vulnerable frente a errores y potenciales obligaciones legales incumplidas.

Pensaron que si tenían cuidadores con problemas de certificación o no cualificados, incluso porque sus titulaciones o licencias caducasen era un enorme problema de responsabilidad.

Ahora, la Dirección confía en el software para activar recordatorios para los cuidadores cuando se acercan las fechas de vencimiento.

  1. Las consultas se programan en segundos

La Dirección llama a las familias para programar una consulta en su casa antes de asignarles un cuidador. Luego completa un formulario interno en el software que lanza automáticamente un email con la hora de la reunión y los detalles para la familia y el miembro del personal de consultoría.

El software también dirige la consulta al miembro del equipo apropiado, dependiendo del tipo de servicios contratados por la familia.

La dirección solía dedicar al menos cinco minutos a escribir cada email de seguimiento a la familia o el personal de la Agencia. Con la automatización se pasó de los 5 minutos a los 3 segundos, así de sencillo.

En general, el tiempo ahorrado al automatizar las tareas de oficina ascendió a unas veinte horas semanales, lo que a la dirección le permitió reasignar a su personal de backoffice que trabajaba a tiempo parcial trabajos más significativos para el servicio al cliente y los cuidadores, se escalaron las familias que contrataron los servicios, más cuidadores entraron a trabajar y algunos de estos tiempos parciales pasaron a tiempo completo.

La Agencia creció ese año un 20% su facturación.

Antes para la dirección era como estar continuamente pisando sobre suelo mojado. Ahora tienen el suelo seco y pisan con la seguridad de no resbalar.

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AGENDA

¿Cómo programar reuniones y citas para las Agencias de cuidadores?

Programar reuniones y entrevistas puede ser un trabajo de tiempo completo, especialmente en un mundo donde todos tienen un calendario ya completo de por sí. Pero un software de automatización como Infusionsoft puede desempeñar el papel de programador, administrador de citas, recordatorios y seguimiento en minutos en lugar de horas.

Si usas una aplicación que se integra con el software de automatización, como AppointmentCore, Calendly o ScheduleOnce, los clientes pueden pedir automáticamente una cita en tu calendario en el momento más conveniente para ambas parte o reprogramar si surge algún contratiempo.

Las aplicaciones muestran los horarios de citas disponibles y permiten a los clientes elegir el mejor hueco para ellos, mientras que al mismo tiempo capturan la información del cliente, crean una reserva en su sistema y envían emails de confirmación a ambas partes.

Al automatizar el proceso, tanto la Agencia como sus clientes se ahorran la molestia de comparar calendarios e intercambiar engorrosos emails sobre su disponibilidad.

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Enviar correos electrónicos antes y después de las citas

Las citas perdidas significan oportunidades perdidas e ingresos para el negocio tirados al traste, porque la dirección o el equipo no tienen tiempo para llamar o enviar un email a cada cliente sobre las citas a las que no fueron.

Al usar el software de automatización las Agencias de cuidadores, pueden programar un email que contenga un recordatorio y la política de cancelación para que se envíe a una hora predeterminada, ya sea una semana o un día antes de la cita (o ambas cosas).

Para ahorrar aún más tiempo, también puedes pedir a los clientes que completen un formulario web antes de la cita en lugar de recopilar información manualmente en persona.

En la misma secuencia automatizada, una cita también puede activar el envío de un correo electrónico en los días posteriores a la reunión.

Hacer un seguimiento de la visita mientras aún esté fresco en la mente del cliente el tema que se trató, enviando una encuesta, una publicación de blog, un video, o un simple agradecimiento por la confianza prestada.

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