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La guía de automatización para pequeñas oficinas

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La guía de automatización para pequeñas oficinas
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Software de Automatización para pequeñas oficinas

¿Cómo puedo ahorrar tiempo y dinero con el trabajo administrativo?

  • Introducción

En un pasado no tan lejano, las oficinas tenían salas llenas de archivos y miembros del personal dedicados a organizarlos, yo soy un fan de la organización y siempre me llamó la atención este hecho por lo poco atractivo que me parecía este tipo de entornos.

Los trabajadores introducían la información del cliente en hojas de cálculo o en fichas de archivadores. Pasaron gran parte de sus días escribiendo emails, llamando a los clientes para pedir  citas y buscando las fichas correspondientes para completar el trabajo.

Y esto no es tan lejano, muchas oficinas todavía operan de esta manera. El trabajo manual puede explicar parcialmente por qué los empresarios dicen que pasan el 68 por ciento de su tiempo administrando las tareas diarias en su negocio en lugar de trabajar en su estrategia y objetivos comerciales.

Pero en las pequeñas empresas más exitosas, los empleados no realizan estas tareas, al menos no de forma manual, han evolucionado y están en un nivel de competencia superior.

Estas empresas automatizan la oficina, confiando en un software de gestión empresarial como Infusionsoft para administrar la comunicación rutinaria, la entrada de datos, las facturas y los albaranes, la contratación y mucho más.

Cuando las tareas repetitivas y tediosas se automatizan, los colaboradores tienen más tiempo para centrarse en la estrategia y las relaciones personales: el tipo de trabajo que hacen mejor las personas, no el software.

Explicamos como los emprendedores y  pequeñas empresas pueden ahorrar tiempo y dinero al automatizar el trabajo administrativo, pudiendo de esta manera competir incluso con los más grandes:

  • Comunicaciones rutinarias.
  • Tareas administrativas como entrada de datos, facturación y archivo.
  • Programación de citas y seguimiento.
  • Contratación y formación de colaboradores.
  • “Emailer profesional”

Podría ser prácticamente un título de trabajo. En la encuesta de The Alternative Board, un tercio de los empresarios dijo que el correo electrónico era la mayor carga de tiempo para sus negocios. Pero mientras que responder un correo electrónico es una parte inevitable de la jornada laboral de todos los profesionales, no todos los mensajes requieren que escribas una respuesta original.

Aquí es cómo la automatización puede proporcionar un acceso directo a los correos electrónicos rutinarios que recibe tu oficina.

Responder de inmediato a las consultas de los clientes es sencillo

Un formulario de “contáctenos” en tu sitio web no debe encaminar a los clientes a una bandeja de entrada donde su email puede quedar sin respuesta durante días. De acuerdo diversos estudios, esperar hasta treinta minutos para establecer contacto reduce las probabilidades de calificar un candidato potencial en veintiuna veces, en comparación con las llamadas realizadas dentro de los cinco minutos.

Con un software de automatización para pequeñas oficinas se puede enviar una respuesta por email tan pronto como se complete el formulario (o dentro de cualquier período de tiempo que decidas). Incluye un menú desplegable en el formulario para que el cliente pueda clasificar su mensaje como, por ejemplo, una nueva consulta de un cliente, una pregunta, una queja o una solicitud de precios.

Puedes configurar tu aplicación para enviar una respuesta en consecuencia: si bien una solicitud de precios podría generar un email con esa información, una queja puede enviar un email de disculpa inicial y también solicitar comunicarse con el cliente personalmente para ver cómo puede mejorar su experiencia.

Escribe menos correos electrónicos repetitivos

La mayoría de las empresas envían repetidamente ciertos emails, como respuestas a preguntas frecuentes, información de precios, instrucciones del producto o políticas. En lugar de tomarse el tiempo para escribir un nuevo email, o incluso para copiar y pegar un email antiguo desde su bandeja de entrada, puedes enviar las respuestas automáticamente.

Los emails se pueden enviar como parte de una secuencia automatizada. Por ejemplo, la membresía al gimnasio recién contratada de un cliente podría activar un email que contenga el horario de clases del gimnasio.

Los emails automatizados también se pueden enviar como una respuesta en tiempo real a un correo entrante. Si eres usuario de Infusionsoft, puedes aplicar una nota al registro de contacto, lo que desencadena una respuesta de emails escrita previamente, al tiempo que registras tu solicitud en tu base de datos.

Estos emails automatizados tampoco tienen que parecer automatizados. Al usar algunos trucos, como los campos de combinación que reemplazan a “Hola Nombre” por “Hola Steve”, el correo electrónico parece que te has sentado a escribirlo.

  • Tareas administrativas

 

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Los empleados que pasan gran parte de sus días organizando el papeleo y recogiendo información de los clientes pueden centrarse menos en tareas tediosas y más en iniciativas importantes cuando las tareas administrativas están automatizadas. Aqui hay algunas ideas.

¿Cómo puedo recopilar, organizar y segmentar la información del cliente?

Cuando el software de automatización para pequeñas oficinas se integra con su herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM), como lo hace Infusionsoft, puede recopilar rápidamente la información del cliente y agregarla a su base de datos, sin necesidad de ingresar papel, escáner o datos manuales.

Si recopila información solicitando a los contactos que completen un formulario en su sitio web, los datos se cargan automáticamente en sus registros de contacto. Lo mismo es cierto si toma información por teléfono y la ingresa en un formulario interno en el software (desplácese hacia abajo para ver un ejemplo de una pequeña empresa que ha mejorado el ingreso de datos a través de la automatización).

Otra ventaja: al utilizar software de automatización para pequeñas oficinas para recopilar datos de clientes, también puede segmentar automáticamente a sus clientes de acuerdo con la información que proporcionan. Digamos que tienes una escuela de música que ofrece clases de guitarra, piano y percusión.

Si un cliente marca una casilla que indica que está interesado en la guitarra, el software la etiquetará automáticamente como un guitarrista. De esa manera, puede enviarle la información que desee, sin bombardearla con ofertas irrelevantes para clases de piano.

Esto es gracias al poder de la segmentación.

Para obtener una visión más detallada de la segmentación, consulta siempre a expertos para llevar la lista de contactos del CRM al próximo nivel, es siempre un paso que merece la pena dar y te puede hacer avanzar hasta 10 veces más rápido que sin hacerlo.

Agilizar las tareas repetitivas

Algunas tareas están destinadas a ser manuales. Digamos que desea enviar un paquete de información a nuevos clientes potenciales o llamar a los clientes cada tres meses para que se registren. Estas tareas en sí mismas no pueden ser automatizadas, pero los procesos que las conducen pueden serlo.

Explicamos esto, poniendo el ejemplo de cualquier proceso que tu oficina repita más de unas pocas veces, incluso algo tan básico como recoger pedidos de fotocopias o firmas de los responsables, se puede integrar en una secuencia automatizada en la que el software de gestión empresarial te recuerda que debes completar la tarea.

Así, una compra activa un recordatorio para escribir la nota de agradecimiento, que tres meses después, activa un recordatorio para la llamada de registro. Las notas, calendario o memoria pueden fallarte en algún momento, pero el software de automatización te ayudará a recordar la tarea en todo momento.

Pasa menos tiempo persiguiendo el papeleo por donde quiera que estés.

Si tu oficina recopila documentos, como formularios de impuestos o contratos, es probable que dediques más tiempo del que te gustaría a localizar a los clientes que no han cumplido. Afortunadamente, la persecución del papeleo puede ser automatizada.

Con el software de automatización para pequeñas oficinas puedes aplicar una etiqueta a un cliente del que necesitas una formalización de un pedido para activar un email automático que contenga la solicitud. Si el formulario se encuentra online, el software puede rastrear si el cliente hizo la actividad y si no lo hizo después de un período de tiempo designado, enviará automáticamente otro recordatorio.

Si el formulario debe ser enviado por correo electrónico de un lado a otro, puedes crear una secuencia automatizada en la que el software se encargue de enviar el documento. Luego, el software puede recordarle al cliente el formulario hasta que lo haya etiquetado como que lo haya devuelto.

Mantente al tanto de las cotizaciones y facturación

Cotizar a un cliente con un nuevo producto o servicio puede ser un proceso de varios pasos. Puedes escribir una cotización, enviarla por email al cliente, esperar a que le devuelva por correo para aceptarla y luego repetir el proceso para un pedido. Si usas Infusionsoft puedes reducir el proceso a dos pasos. La cotización se envía automáticamente por email al cliente y, si la acepta, se convierte en un pedido solo un clic.

Un software de automatización, que incluye una plataforma de e-commerce o comercio electrónico, puede cobrar automáticamente de las tarjetas de crédito de los clientes los pedidos online, las suscripciones y las compras realizadas que tienen un plan de pagos.

Otro beneficio de la automatización de la facturación: puedes establecer una acción automática, como un email al cliente o un recordatorio para que llame, para que se suceda cuando se rechace una tarjeta de crédito o esté a punto de caducar. El software ayuda a mantenerse al tanto de los cargos de facturación fallidos para que puedas cobrar lo antes posible.

 ¿Son tus procesos de negocio derrochadores?

Cuando tu tiempo es valioso, es importante echar un vistazo a tus rutinas diarias y averiguar qué es necesario y qué no lo es. ¡Calcula cuánto vale tu tiempo!

Yo no se tú, pero nosotros estamos encantados de trabajar en una oficina pequeña porque tenemos grandes ventajas.

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