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¿Cómo automatizar tareas de gran volumen en recursos humanos?

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¿Cómo automatizar tareas de gran volumen en recursos humanos?
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¿Cómo automatizar tareas de gran volumen?

Automatizar tareas es la mejor solución para muchas empresas que tienen que contratar a un empleado, ya que esto puede ser eterno y esto es posiblemente porque el proceso es algo similar a esto:

Después de publicar un puesto es posible que lleguen docenas o centenares de CV´s de solicitantes. Muchas de las solicitudes puede que ni tengan la más mínima cualificación o proximidades del perfil del candidato con la oferta publicada.

Aún así, se necesita al menos destinar runos minutos para revisar cada solicitud, con su CV y carta de intenciones.

Estrechas tu campo de búsqueda,  rastreas con equipo y colegas quienes invierten contigo también horas en la revisión de candidatos.  Cientos de emails van y vienen entre tú, tu equipo y candidatos, mientras se van cerrando calendarios, rondas de entrevistas y pruebas, cientos de emails nuevos vuelven a salir para avanzar en las etapas del proceso de selección.

Finalmente hay un candidato que parece encajar con la oferta publicada y se confecciona una oferta para ofrecerle. Si todo va bien y hay concordancia entre expectativas y oferta de incorporación, pasaríamos a una siguiente fase, sino, volveríamos a repetir etapas anteriores del proceso con otros candidatos identificados si los hubiese en el mejor de los casos, volviendo al comienzo del todo, en el peor de ellos con nuevas publicaciones y cribado de candidaturas.

automatizar tareas

Pasamos a siguientes etapas a lo largo del proceso, en estas envisar y recibir documentación es algo habitual mientras nuevamente cientos de emails salen para cuadrar agendas y recursos relacionados con la incorporación, su bienvenida y el entrenamiento que garantice el éxito de incorporación del nuevo colaborador.

En nuestro caso una Empresa especializada en fotografías para el Mercado inmobiliario, seguía este tipo de proceso. Sus fundador estimaba que cada proceso de selección, contratación y entrenamiento involucraba como mínimo más de 10 personas del equipo.

El hecho de que la Empresa revisase 893 solicitudes de fotógrafos en el último año, contratando 52 de ellos con solo un colaborador a tiempo completo que hiciese esta tarea es lo que motivó documentar este caso.

Además el mismo colaborador era el que se encargaba de gestionar y facilitar el entrenamiento y bienvenida mientras llevaba sin resentirse el día a día.

¿Cómo podía esta persona supervisar todo el proceso estando sola? Pues bien, el software de automatización infusionsoft y la implementación de los sitemas más acordes a su tipo de negocio y procesos de recursos humanos son los que hicieron posible que obtuviera mucho más de su trabajo de lo que hubiera sido posible con anterioridad. Así, los procesos de soporte de administración y recursos humanos ayudaron a que el negocio creciera.

Veamos ahora y aprendamos como automatizar procesos de reclutamiento y formación en la empresa, incluyendo tareas administrativas, comunicaciones y más trabajo de

Saltando a través de los circuitos automatizados

El primer problema de reclutamiento que la empresa de fotografía inmobiliaria resolvió con la automatización fue la fase de “requisitos para la boda”

Querían estar seguros de que los fotógrafos son serios, están motivados y entusiasmados con la nueva oportunidad profesional. Y sí, la mejor forma de saberlo es haciéndoles hacer cosas.

La empresa tenía un sistema de procesamiento de imágenes en propiedad y servía para postear imágenes, oferta de puestos, etc. en buscadores, portales de ofertas de segunda mano, inmobiliarios, etc.

Al comienzo del proceso, los candidatos rellenaban un formulario web sobre su disponibilidad y equipo fotográfico. Al completarse esa etapa, automáticamente ponía en marcha la segunda etapa, en la que los postulantes recibían un sencillo formulario con algunas preguntas a cumplimentar.

Finalmente recibían una  lista de requerimientos, como horarios o localidades de trabajo y se les preguntaba sobre su adecuación a los mismos.

Como podemos imaginar, muchos solicitantes no estaban interesados o no tenían disponibilidad, así de los 893, 381 personas no fueron procesados sus datos para pasar a la siguiente fase, por cualquiera de los motivos señalados, perdieron interés o no había encaje real con los requerimientos.

Hasta aquí es todo normal, pero como la propia dirección informó, nos gustaría dedicar más tiempo a esas personas y como no es del todo posible, lo montamos de tal forma que pueden saber más de nosotros y lo que esperamos, de tal forma que pueden darse cuenta por sí mismos si están interesados en seguir adelante o si por el contrario no tiene mucho sentido.

Reduciendo los márgenes

Gracias a los círculos, el campo candidatos de la empresa se reduce en más del 40 por ciento antes de que el responsable de seleción y contrataciónincluso eche un vistazo a una aplicación. Solo en este punto el proceso requiere un toque humano además del trabajo automatizado.

automatizar tareas de gran volumen

El responsable de seleción y contrataciónrevisa las aplicaciones de fotógrafo restantes y utiliza el software para aplicar etiquetas que segmentan automáticamente a los candidatos en grupos. Algunos candidatos reciben un correo electrónico sobre el siguiente paso en el proceso de contratación: programar una entrevista telefónica.

 

Otros reciben un correo electrónico personalizado que explica la razón por la que no fueron seleccionados para el trabajo, como su ubicación, disponibilidad o equipo de cámara. Y a algunos se les notifica que La Empresa ha cubierto los puestos vacantes, pero aún está interesado en contratarlos en el futuro si existen oportunidades, motivo por el cual les invita a seguir en contacto.

Al final, los fotógrafos obtienen el trabajo como lo harían de otra manera: a través de las revisiones de su trabajo y la interacción personal en las entrevistas. Pero la automatización permite a la Empresa llegar a la etapa de la entrevista con rapidez y eficiencia, a la vez que mantiene a los candidatos, tanto los que son contratados en última instancia como los que no están, informados sobre su estado y con una imagen seria e interesada por las personas con las que trata.

Entrenamiento eficiente y consistente

La automatización continúa optimizando el trabajo para la empresa de fotos para inmobiliarias después de que los fotógrafos también son contratados. El software de gestión empresarial Infusionsoft ayuda a los fotógrafos recién contratados a hacer que las cosas sean oficiales mediante el envío de un contrato, la documentación y una verificación de referencias.

También ayuda a la Empresa a capacitar y formar mejor a sus colaboradores. Con fotógrafos en 13 sedes, la empresa quiere que las fotos que se tomen en una ciudad tengan las mismas cualidades que las tomadas en otra a 300 kilómetros.

Pero antes de que fuera automatizado, el entrenamiento de los fotógrafos era inadvertidamente inconsistente. “Estaban los procesos llenos de goteras”, dijo el responsable de selección. “Algunos fotógrafos obtenían la información sobre el status de su proceso de selección y otros no de forma aleatoria”.

Ahora, una serie de emails automáticos guían a los fotógrafos durante su primer mes en el trabajo, brindando instrucciones, respuestas a preguntas frecuentes y otros recursos a los que pueden acceder siempre que lo necesitan, como videos de formaciones anteriores, documentación de Empresa y mucho más.

La automatización de distintas fases de los procesos de Desarrollo Interno de personas enla empresa proporciona el tipo de eficiencia y la consistencia necesarias para que la Agencia de fotógrafos para inmobiliarias pueda expandir su tecnología a nivel nacional  y a nivel internacional.

“No hay forma de que podamos escalar el negocio sin procesos como estos”, dijo el responsable de selección. “Si hay una tarea que estamos haciendo más de una vez, y se está demorando más de un par de minutos, debe ser automatizada. En esta época, es tan tonto hacer las mismas cosas una y otra vez  como perder oportunidades de contratar a los mejores, tener una buena cartera de candidatos o una imagen de marca inmejorable”.

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