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¿Qué es Slack y para qué sirve?

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¿Qué es Slack y para qué sirve?
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Slack

Slack la herramienta que está en boca de todos en estos últimos tiempos para la COLABORACIÓN.

Hablamos de colaboración en general y hay  otras muchas más, aunque queremos centrarme en la que para nosotros es más sencilla y aporta más, porque es más que un servicio de mensajería cerrado.

Nos estamos refiriendo a Slack.

Empecemos a verlo en profundidad y conozcamos algunos ejemplos y casos prácticos, ya que en este sentido os podemos decir que incluso nosotros mismos la utilizamos:

¿Qué es Slack?

Slack Es una herramienta colaborativa para equipos de trabajo. Con ella podemos comunicarnos (mediante texto, audio o video) y enviarnos todo tipo de documentos con nuestra agrupación.

Es perfecta para proyectos donde participan varias personas: ya sean del mismo proyecto, de diferentes departamentos y hasta con personas externas como clientes, socios, distribuidores, proveedores,…

Podemos tener una conexión directa y en tiempo real con los compañeros de trabajo. Además, podrás crear diferentes canales o grupos donde tendrás un historial con todas las conversaciones y archivos compartidos.

De esta manera, podrás acceder a estos para consultarlos en cualquier momento y ganar tiempo para ser mucho más productivo.

Estas características hacen que sea una de los mejores métodos de comunicación para compartir información entre todos los miembros de un equipo de trabajo.

¿Puedo trabajar desde cualquier lugar?

La plataforma está en la nube, así que para empezar a trabajar solo tendrás que registrarte y desde entonces acceder desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo ¡fantástico!.

Además, cuenta con una APP para Smartphones y dispositivos móviles que te aconsejamos que te descargues.

Para los neófitos, podríamos decir que es un whatsap pero más privada y profesional y nada comparable a https://web.whatsapp.com/.

De hecho comenzó a hacerse famosa dentro de equipos de trabajo técnicos que buscaban tener un canal sin interrupciones donde además quedase repositorio de todo lo que se compartía de forma segura.

Hoy en día vienen a decir que es la herramienta con la que cualquier equipo puede conseguir resultados extraordinarios, incluso podríamos estar hablando de una familia o grupo de amigos que quieren pasar fuera el fin de semana.

VEAMOS LAS FUNCIONES BÁSICAS DE SLACK

En este apartado entraremos en detalle,una por una, en las 5 principales funcionabilidades que obtendremos al utilizar Slack.

  • Conversaciones organizadas

Tenemos la posibilidad de crear diferentes canales en un mismo espacio de trabajo. La estructura básica de Slack es: un espacio de trabajo que engloba varios canales.

Estos canales sirven para encapsular y organizar diferentes grupos que colaboran juntos.

Los canales pueden agrupar a gente de un mismo equipo de trabajo, departamento, campaña, proyecto…

Por ejemplo, puedes tener un espacio de trabajo de tu empresa y que estará formado por diferentes canales para cada uno de los departamentos que la conforman.

Agilizan el acceso a la información, hacen que este todo este separado y organizado.

  • Historial consultable

Otra característica es que todo lo que se habla por los canales queda registrado para su posterior búsqueda.

Slack tiene un buscador que busca entre el histórico de todos los canales del espacio de trabajo.

De esta manera podemos buscar tanto conversaciones como archivos que se hayan enviado en cualquier canal.

  • Trabaja con socios y colaboradores externos

En ocasiones podemos querer que alguien externo al proyecto (socios, clientes, proveedores…) este en alguna fase de este: puede que queramos que algún cliente tenga una vía directa con nuestro equipo para poder resolver las dudas.

Slack nos brinda una soluciona a este tipo de situaciones dándonos la posibilidad de crear cuentas de invitados y de esta manera no tener que comunicarnos con ellos con otra herramienta diferente.

Podremos dar acceso a un canal en particular o en varios, todo dependerá de hasta dónde queremos que pueda interactuar el invitado, tendremos un control total.

que es slack

  • Aplicaciones e integraciones

Uno de los puntos más interesantes y con mayor interés para profesionales y entornos más técnicos es la integración con aplicaciones externas.

Podemos conectar con aplicaciones como Drive, Google calendar, Zoom, Trello, Dropbox…. Y una larga lista de más de 1500 aplicaciones.

Aquí podéis ver una lista de aplicaciones integradas con slack en el espacio que tienen para ello.

A demás, podemos integrar nuestras propias aplicaciones para interactuar con ellas sin tener que dejar Slack. ¡Ah! Y por supuesto se puede integrar con herramientas de automatización de emails y de marketing en general u otras de productividad y colaboración que tanto nos gustan como Trello.

Con este apartado de las integraciones daría para escribir mucho más que un post, daría para un libro, porque cada vez más se busca la integración de herramientas y manejando Apis hoy en día las nuevas aplicaciones en el mercado ofrecen muchas posibilidades. Slack de nuevo en este sentido no iba a ser menos.

  • Seguridad

La seguridad es un tema que no se toman a broma y tienen varios puntos fuertes para que tengas el control con el que reforzar esta en tus espacios de trabajo, veamos cuáles son estos puntos:

Autenticación de dos factores (2FA)

Este método puede ser activado por cualquier miembro y los propietarios de los espacios de trabajo pueden hacer que sea obligatorio.

Lo mejor de este método es en el supuesto de que alguien pudiera conseguir la contraseña de accesos.

Control de las aplicaciones

Por defecto, cualquier miembro puede instalar aplicaciones, pero tenemos la opción que el propietario del espacio de trabajo limite quien puede instalar además de poder limitar la procedencia de estas.

Puedes permitir que se puedan instalar aplicaciones externas o que solo se pueden instalar del directorio de aplicaciones de slack.

Buenas prácticas

Como habíamos mencionado, se pueden crear cuentas de invitado y esta es una buena metodología para limitar el acceso a ciertos canales.

También es importante desactivar las cuentas de los miembros que ya no formen parte de los equipos o que ya no colaboren con nosotros.

Además de todo lo que hemos comentado, también mencionar que tienen un equipo 24 horas 7 días a la semana para resolver preguntas, errores, sugerencias….

Siempre se agradece que en una herramienta hecha para ayudar a ser más productivos y reactivos, tenga un buen y rápido servicio técnico.

VERSIÓN GRATUITA O PLANES DE PAGO

Algunas de las características más importantes que tendremos con las versiones de pago serán: el acceso ilimitado al historial de conversaciones, instalación de aplicaciones e integraciones ilimitada y sobretodo una de las más importantes, la creación de cuentas de invitados y canales compartidos.

En la versión gratuita tendremos un acceso limitado al historial, solo podremos ver los últimos 10.000 mensajes publicados, solo podremos instalar 10 aplicaciones e integraciones y no tendremos la posibilidad de crear cuentas de invitados ni canales compartidos.

Si quieres más información sobre los planes de Slack y que características incluye cada uno puedes visitar su página.

CASOS DE USO

Equipos de desarrolladores e ingeniería como decíamos al principio, este podría considerarse el primer ámbito en el que Slack comenzó a darse a conocer.

Los equipos crean salas en las que ayudan a que los flujos de trabajo sean más dinámicos, como por ejemplo en diferentes fases como pudieran ser las de diseño, desarrollo y  testing de soluciones y productos.

Los bugs terminan eliminándose más rápido con Slack!

Equipos de soporte y atención al cliente que utilizan slack terminan resolviendo los problemas con más diligencia, porque una de las características más relevantes que Slack tiene es la de permitir enviar mensajes también 1 a 1 y no solo dentro de las salas de trabajo de los grupos.

Slack además es ideal para fomentar la proactividad dentro de los equipos de trabajo y mejorando la detección de problemas en cuanto surgen para solucionarlos.

Tus clientes también pueden unirse a Slack.

Ventas y marketing consideran a Slack el lugar donde las ventas tienen Flow. Desde sondeos a presentaciones o contratos.

Con el fin de que las conversaciones sean más claras.

Las conversaciones se mueven en los canales, que organizados por temas, territorio o clientes ayudan a que todos tengan la información completa de todas las operaciones.

Lo mismo sucede para las campañas o el trabajo dentro de Agencias como la nuestra.

Recursos Humanos si hablamos de hacer una cultura de Empresa más colaborativa, entonces también tiene que estár en Slack.

Aquí también se dinamizan los procesos de selección, desde las publicaciones de puestos, pasando por las entrevistas o las contrataciones.

Además es un sitio ideal donde crear programas internos de formación o gestionar otros procesos internos con los colaboradores, facilita el engagement y sobre todo mejora la calidad del trabajo en sí, ayudando a organizar, eliminar interrupciones y mejorar en este sentido la salud laboral.

Como conclusión, para un uso no muy exigente y en situaciones o grupos de trabajo pequeños puede que con la versión gratuita tengamos más que suficiente para poder empezar a utilizarlo, esta es la verdad.

Pero como suele suceder con todas las aplicaciones de este tipo, hay que tener claro que si queremos exprimir sus capacidades al máximo, deberemos mirar de hacernos con alguno de los planes de pago que nos ayude realmente a crecer llegado el momento.

Además de todo lo explicado por ahora, Slack también te permite personalizar todo tipo de notificaciones, cambiar el color de las plantillas, personalizar el icono de tu grupo, modificar los permisos y muchas cosasas más.

Esta parte queda en tus manos por lo que no nos extenderemos.

¿Qué te parece Slack? ¿Lo utilizarías? ¿crees que reemplazaría al email o lo completaría?

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